契約締結はクラウドの時代!クラウドサインにユーザーの疑問点を聞いた

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契約書を印刷・製本・押印して印紙を貼る。そして郵送し、フォロー電話・メールをする。間違いがあれば契約書を作り直す。このような契約締結の手間や業務負荷に日々悩まれている企業が多いのではないでしょうか?契約締結は、ビジネス上とても重要な業務ですが、時間を取られる負荷の高い作業でもあります。

近年、契約締結のクラウド化が急速に進んでいます。契約締結は、もはやアナログで行う時代ではありません。クラウドサービスを活用して効率的に締結する時代です。クラウド化することで、多くの企業が業務負荷を大幅に削減し始めています。
とはいえ、クラウド化して問題ないのか、多くの疑問を持っている企業がまだまだ多いのが現実です。

そこで、「法律の観点」「クラウド化のメリット」「クラウドサービスを活用した業務の流れ」「費用」という、ユーザーが気になる4つのポイントについて、クラウド契約サービス「クラウドサイン」を提供する、弁護士ドットコム株式会社に詳しく伺いました。

この記事では、システム部門でシステム導入を担当した筆者が、ユーザーが気になる「4つのポイント」を中心に解説します。この記事の目的は、クラウド化を検討している企業の疑問点を明白にし、導入へのアクションを短縮することです。ITを上手く活用できれば、生産性を大きく上げることができます。契約締結業務の負荷に課題を持っている企業は、是非参考にして下さい。

1.弁護士ドットコム株式会社の概要

はじめに、今回話しを伺った「弁護士ドットコム株式会社」の概要を解説します。
弁護士ドットコム株式会社は、「専門家をもっと身近に」を理念として、専門家とユーザーをつなぐポータルサイト「弁護士ドットコム」「税理士ドットコム」「ビジネスロイヤーズ」など多数のメディアを運営している企業です。2005年に設立し、2014年12月に東京証券取引所マザーズ市場へ上場しています。

社内に弁護士が在籍しており、2015年10月には、Web完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」の提供を始めました。「クラウドサイン」の責任者は「弁護士」です。つまり、「クラウドサイン」は、弁護士が作ったサービスです。

2.法律の観点

この章では、ユーザーが一番気になる「法律の観点」について詳しく解説します。法律的に問題ないのか?法律の観点を、弁護士ドットコム株式会社の「弁護士」に伺いました。ポイントをまとめましたので参考にして下さい。「契約締結」という性質上、まずは法律の観点をしっかり抑えましょう。

2.1.契約の効力について

書面でなくても契約締結が可能

契約締結は、書面以外に、「口頭」、「メール」、「クラウドサービス」などで契約締結することが法的に認められています。電子上の契約は、「電子署名法」「IT書面一括法」「e-文書法」「電子帳簿保存法」「下請法」などで定められており、書面の契約書と同等に扱われます。

ただし、以下の契約については書面での契約締結が義務付けられています。

  • 定期借地契約(借地借家法22条)
  • 定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
    →通常の賃貸借契約は電子上で契約締結可能です。 
  • 投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)
  • 訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務(特定商品取引法4条等)
  • 労働条件通知書の交付(労働基準法施行規則5条3項)
    →雇用契約は電子上で契約締結可能です。

上記に当てはまらない契約は、クラウド上で契約締結することができます。
一部例外もありますので、詳しくは弁護士ドットコム株式会社へお問合せ下さい。

2.2.印紙について

電子契約の場合、印紙は不要

印紙税は書面で契約締結した場合にのみ発生するものであり、電子上で契約した場合には、印紙税は発生しません。このことは、「印紙税法2条」で定められています。印紙税に代わる課税もありません。
電子上で契約締結した文書をプリントアウトして原本の写しを作成したとしても、印紙税は発生しません。印紙税をまるまる削減することができます。

2.3.契約書の保存義務について

書面で契約締結した契約書は、「法人税法施行規則59条と67条」で7年間の紙での保管が義務付けられています。電子上で契約締結した場合は、「電子帳簿保存法10条但書」によって電子上での保存が認められています。つまり、ペーパーレス化できます。

この章では、法律の観点について詳しく解説しました。法律の疑問が解消されたのではないでしょうか。書面での契約締結が義務付けられている契約もありますが、多くの契約はクラウド上で契約締結・保管が可能です。次は、契約締結をクラウド化するメリットを解説します。

3.契約締結をクラウド化するメリット

この章では、契約締結をクラウド化するメリットについて解説します。クラウド化することによりどのような効果があるのか、ユーザーにとって非常に重要なポイントです。クラウド化した企業は、実際にどのようなメリットを得たのか?定量的な数値を含めて伺いました。以下大きく3点のメリットがあります。参考にして下さい。

3.1.業務コストの削減

1点目のメリットは業務コストの削減です。クラウド化することで、以下の業務を削減することができます。契約締結を経験したことのある方は、書面での契約締結がいかに手間かよくご存知かと思います。

クラウド化した場合、これらの作業を大幅に削減することができます。「クラウドサイン」を導入した企業では、1つの契約締結に対して平均6分の業務コスト削減になったとのことです。筆者的には、「6分」という削減はだいぶ控えめな印象です。印刷・製本・押印するだけであっという間に数分掛かります。元の業務負荷によっては、もっと業務コストを削減することもできるでしょう。

〈クラウド化により削減できる主な業務〉

  • 契約書の印刷、製本
  • 契約書の回覧、押印
  • 印紙の購入、貼り付け
  • 封書、宛名書き
  • 郵送
  • 保管

3.2.印紙税・郵送費・印刷コストの削減

2点目のメリットは、印紙税や郵送費、印刷コストの削減です。電子上で契約締結した場合、印紙は法的に不要となります。また、ペーパーレスになるため、郵送費や印刷コストをまるまる削減することができます。

3.3.契約書の一元管理

3点目のメリットは、契約書の一元管理です。クラウド型の契約締結サービスは、契約書の保管・検索機能を備えています。クラウド化することで、必要な契約書を瞬時に検索することができます。もう監査や契約更新、顧客からの問合せのたびに苦労して契約書を探すことはありません。契約書が一元管理されるため、ガバナンスの面でもメリットがあります。

4.クラウドサインの概要

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クラウドサインとは、契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の電子契約サービスです。2016年9月末現在、中小企業から大企業まで3,400社以上に導入されています。

〈主な機能〉

  • 契約締結
    クラウド上で契約締結する機能です。
    取引先にクラウドサインが導入されてなくても契約締結可能です。契約締結依頼は、eメールで取引先に届きます。取引先は、eメールに記載されているリンクから契約締結画面に入り契約締結します。アクセスコードを持っていないと契約締結画面に入ることができません。
    セキュリティ対策もしっかりされています。

    また、送付した契約書のステータスを自動更新してくれます。この機能により、契約先に問合せしなくても「開封されたか」、「契約締結されたか」などのステータス確認をすることができます。電話やメールで確認する作業がなくなります。

  • 契約書の保管、検索
    クラウドサイン上で契約書を保管することができます。条件を指定して契約書を検索することも可能です。
  • 契約書の作成
    主な契約書のテンプレートが登録されており、クラウドサイン上で契約書を作成することができます。テンプレートをカスタマイズすることも可能です。PDFから契約書をアップロードすることもできます。
  • 権限管理
    ユーザーに権限設定することで、閲覧制御をすることができます。
  • API
    APIが用意されており、電子申請システムや文書管理システムなど、自社に導入されている社内システムとクラウドサインを連携することが可能です。クラウドサインのAPI仕様に合わせて、社内システムのI/Fは自社で構築する必要があります。

クラウドサインは機能追加・機能改善がとても早いサービスです。月に1~2回のペースでバージョンアップされています。今後の機能追加・機能改善も期待できます。

5.クラウドサインを活用した契約締結の流れ

この章では、クラウドサインを活用した業務の流れについて、画面イメージとともに解説します。「契約締結業務を効率化」することが目的のサービスのため、驚くほどシンプルな操作性になっています。システムが苦手な人も簡単に操作することができます。

5.1.契約書の作成・送付

契約書の作成・送付は以下のステップで簡単に行うことができます。

①契約書の送信画面を開く

クラウドサイン_トップ画面

ログイン後、画面左上の「新しい書類を送信」を押し、送信画面を開きます。

②契約書の作成 または アップロード

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PDFでのアップロード、または、テンプレートからの選択という2つの方法があります。
テンプレートでは、下図のように標準で様々な契約書テンプレートが用意されています。テンプレートをあらかじめカスタマイズしておくことも、送付先ごとに内容を変更することも可能です。

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③宛先の入力・選択

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宛先は複数設定することも可能です。3社間契約の場合などでも一括送信できます。
宛先登録しておけば、アドレス帳から選択することも可能です。

④入力項目の設定

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必要に応じて契約書に、「契約先に入力してもらう項目」を設定します。例えば、契約書に署名欄を設定することで、契約先に電子上で署名してもらうことが可能です
あらかじめ契約書テンプレートに設定しておけば、このステップは飛ばすことができます

PDFで取込んだ契約書にも項目を設定することができます。

⑤送信内容の確認・送信

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最後に、契約書のプレビューと送信先を確認します。問題なければ「送信する」ボタンを押して送信します。これで契約書の送付完了です。

たったこれだけの作業で契約書を契約先に送ることができます。今までアナログで行っていた作業と比較してみて下さい。どれだけ業務が削減されるかイメージできたかと思います。契約書のステータスは一覧から確認することができます。

5.2.契約締結(契約先の作業)

契約先の作業内容についても確認しましょう。
契約先がクラウドサインを導入していなくても契約締結できます。このことが、クラウド化の敷居をとても低くしてくれます。下図は、クラウドサインを導入していない企業の画面です。

①メールを開く

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契約書は上図の形式のメールで届きます。「書類を確認する」を押すと、以下の画面が立ち上がります。アクセスコードを入力し「利用規約に同意して書類を開く」を押して契約書を開きます。
※アクセスコードは設定しないことも可能です。設定することでセキュリティを高めることができます。

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②契約書を確認する

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上図の画面上で契約書を確認します。必要に応じて署名なども行います。そして、「書類の内容に合意」ボタンを押下します。これで契約締結作業は終わりです。契約書はダウンロードして保管します。契約先もクラウドサインを導入している場合、合意した契約書は自動でクラウドサイン上に保管されます。

この章では、契約書の作成・送付および、契約締結(契約先の作業)の流れについて解説しました。このように、クラウド化することで簡単に契約締結することができます。
「自社だけでなく、契約先の業務も削減される」ことも大きなメリットと言えるでしょう。

6.クラウドサインの価格と導入の流れ

6.1.価格

クラウドサインは以下3つの料金プランが用意されています。初期費用は掛かりません。大きなIT投資を行うことなく、契約締結をクラウド化することができます。これは、数年前では考えられない価格です。クラウド化しない選択肢はありません。フリープラン(無料)もあるため、企業の方もまずはフリープランを試してみると良いでしょう。

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6.2.導入の流れ

導入は非常に簡単です。フリープランであれば、アカウント登録と同時に使い始めることができます。問合せれば、課題のヒアリングや製品デモも行ってくれます。必要に応じて問合せて下さい。

①クラウドサインのサイト上で新規登録(無料)
②フリープラン(無料)を試す
③必要に応じて有料プランへ変更(サイト上から変更依頼できます)

7.まとめ

この記事では、契約締結のクラウド化について、クラウド型契約締結サービスである「クラウドサイン」を提供する、弁護士ドットコム株式会社に伺った話を詳しく解説しました。
「法律の観点」「クラウド化のメリット」「クラウドサービスを活用した業務の流れ」「費用」という、4つのポイントについて理解が進んだのではないでしょうか。

クラウド技術の進歩により、以前では考えられないほど低コストでIT化が可能な時代になってきています。企業の中には、まだまだアナログで手間のかかる業務が残っています。契約締結もその1つです。この価格でクラウド化しない選択肢はありません。ぜひITを活用して業務の効率化を進めて下さい。

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