IT機器調達コストを絶対に下げる方法~リース・レンタル・割賦~

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システムを活用する側の企業の皆様は、パソコンやタブレット端末、携帯電話など様々なIT機器をどのような方法で調達しているでしょうか?
実は、知っているだけでIT機器の調達コスト(初期コスト)を大幅に抑えることができる方法があります。

あまり知られていなですが、IT機器の調達方法は主に「現金購入」「リース契約」「レンタル契約」「割賦契約」の4種類があります。そして、それぞれの方法にメリット・デメリットがあります。

例えば、店舗にタブレットPOSを導入するためにiPad Proを100台調達しようとすると1,000万円以上の初期コストが必要になります。しかし、現金購入以外の契約方法を知っているだけで初期コストを大幅に抑えて調達することが可能になります。

この記事では、システム部門でIT機器の調達を担当した筆者が「IT機器調達の初期コストを抑える3つの方法」を徹底的に詳しく解説します。
この記事を読んで、自社に最適なIT機器調達方法を選択して下さい。

1.現金購入

あえて契約として書く必要もないかと思いますが、単純に購入価格を一括で支払って買い取る方法です。
購入時に所有権が購入者に渡ります。瑕疵担保期間は販売する企業によって異なりますので、購入時に必ず確認しましょう。

2.リース契約

2.1.リース契約とは

リース契約とは以下のように定義された契約方法です。

「機械などの物品を利用者に代わってリース会社が購入し、利用者に一定期間有料で貸し出すことを内容とする契約。主に、高額な機械(産業機械、工作機械など)やパソコンなどの情報通信機器といった、技術進歩の速い機械の導入に利用される。」

IT機器だけでなくソフトウェアやシステム開発費用にも使うことができ、多くの企業で活用されている契約方法です。

2.2.リース契約の2つのメリット

  • 購入費用が不要
    リース会社が代わりに購入してくれるため購入費用なしで調達することができます。利用するにあたり担保も不要で、指定した物品をリースすることが可能です。
  • 経費計上できる
    リース費用は「費用」として経費に計上されるというメリットがあります。サーバーなど高価なIT機器を購入した場合は資産計上され固定資産税の対象となり税金が掛かりますが、リースの場合は経費に計上され固定資産税の対象となりません。

2.3.リース契約の4つのデメリット

  • 現金購入時より総額は割高になる
    リース契約はリース会社が代わりに購入してくれる便利なものですが、その分マージンが乗った「リース料」を支払わなければなりません。よって、初期費用は不要になりますが発生する費用の総額は一括購入時より高くなります。
  • 購入物の所有権はリース会社にある
    購入物の所有権はリース会社にあるため契約内容に従った利用しかできません。しかも、リース期間が満了しても所有権はリース会社から移転しません。
  • 中途解約が難しい
    リース契約は一般的に中途解約できません。中途解約可能な場合もあるますがその場合、未払いのリース料や解約料(損害金)が発生します。購入費用をリース会社が持ってくれるため便利なリース契約ですが、中途解約するとさらに割高になるため注意が必要です。
  • 修理費用は負担しなければならない
    リースで取得した物品が故障した場合、物品はリース会社の資産であるにもかかわらず修理費用はリース利用者側負担となります。よってリース取得する物品が故障が多い製品でないか事前に確認が必要です。

3.レンタル契約

3.1.レンタル契約とは

レンタル契約とは、レンタル会社が保有している資産をレンタル料を支払うことで使用することができる契約です。業務用PCのレンタルなど多くの企業で幅広く活用されています。主に以下のIT機器をレンタル契約で調達することができます。

  • パソコン
  • 携帯電話
  • タブレット端末
  • ハンディターミナル
  • POSレジ
  • サーバー
  • PC周辺機器 など

3.2.レンタル契約の4つのメリット

  • 初期費用を抑えることができる
    購入すれば数万円はするパソコンなどを月額費用数千円から使用することができ初期費用を抑えることができます。
  • 経費計上できる
    リース契約と同じく経費計上することができるため、固定資産税を削減することができます。
  • 中途解約できる
    リース契約と異なりレンタル契約では中途解約が可能です。解約手数料も低いため使いやすいサービスです。
  • 故障時に修理費用が掛からない
    レンタル契約の場合、通常使用による故障はレンタル会社負担で交換または修理してくれます。自社で購入した場合は修理費用の発生や修理時間が必要ですが、レンタル契約では基本的に無料でかつ即交換してくれるためメリットが大きいといえます。

3.3.レンタル契約の2つのデメリット

  • レンタル会社保有の資産からしかレンタルすることができない
    レンタル会社保有の資産からしかレンタルできないため、欲しい物品をレンタル提供している会社がなければレンタル契約で調達することができません。そのため型番など選択肢は広くありません。
  • 現金購入時より総額は割高になる
    いろいろメリットが多いレンタル契約ですが、現金購入時より総額は割高になります。
    例えば、業務での使用に耐えられるスペックのPCをレンタルすると1台1ヶ月あたり1万円程度必要です。そのため、10ヶ月程度レンタルすると現金購入時より割高になります。

4.割賦契約

4.1.割賦契約とは

割賦(かっぷ)契約とは、簡単にいうと購入費用を分割支払で購入する契約方法のことです。分割で購入できるので初期費用を抑えることができますが、一般的に頭金として10%~30%が必要になります。割賦契約は、様々なIT機器からソフトウェア、システム開発費用まで幅広く活用することができます。

4.2.割賦契約の3つのメリット

  • 初期費用を抑えることができる
    頭金に10%~30%が必要とはいえ、割賦契約の場合現金購入に比べて大幅に初期費用を抑えることができます。
  • 全額支払い時に物品の所有権を取得できる
    ここがリース契約と異なる点です。リース契約の場合は満期になったとしても所有権を得る事はできませんが、割賦契約の場合満期時に所有権を得る事ができます。
  • 中途解約(繰上げ返済)可能
    リース契約と異なり、割賦契約は繰上げ返済することにより中途解約が可能です。費用に余裕ができた場合、繰上げ返済することで所有権を繰上げて取得することができます。

4.3.割賦契約の2つのデメリット

  • 一括購入より割高になる
    リース契約同様、マージンが費用に上乗せされるため一括購入より総額は割高になります。
  • 割賦契約中でも資産計上が必要
    割賦契約の場合、割賦契約中(支払継続中)でも資産計上が必要となります。そのため、所有権を持っていない状態ですが固定資産税が掛かるので計上漏れにならないよう注意が必要です。

5.リース契約、レンタル契約、割賦契約の違い(比較表)

リース契約、レンタル契約、割賦契約はとても似ているため、違いが分からない方も多くいるかと思います。比較表にまとめましたので参考にして下さい。

リース契約・レンタル契約・割賦契約の比較表

どの契約形態で契約するかはその会社の状態や経営者の方針によって異なるため、いちがいにどの契約形態が良いとは言えません。契約締結する際は必ず責任者または法務に確認し後々問題が起こらないよう事前準備しましょう。

6.まとめ

この記事ではIT機器調達時に知っておくと便利な「リース契約「レンタル契約」「割賦契約」について詳しく解説してきました。IT機器の調達に様々な方法があることをご理解頂けたのではないでしょうか。

繰り返しになりますがどの契約形態が最適かはその会社の状態や経営者の方針によって異なります。この記事を参考にその時々に応じた最適な契約でIT機器を調達しましょう。

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