請求書の出力・送付を電子化することで多くの業務削減とコスト削減につながると言われており、請求書の出力・送付をWEB上で完結させる「WEB請求書」が近年多くの企業で採用されはじめています。今後、請求ソフトで請求書を出力し郵送するという方法はどんどんなくなっていくでしょう。
この記事では、WEB請求導入のメリットやWEB請求サービスの機能、導入時の注意点など詳しく解説します。この記事を読んでWEB請求を導入する際の参考にして下さい。
Contents
１．WEB請求書とは
WEB請求書とは、従来の紙で請求書を作成して郵送するという請求書発行業務をWEB上ですべて完結させてしまうシステム（仕組み）のことです。「請求書ソフト」とも呼ばれています。WEB請求書を活用することにより、従来の請求業務に比べて業務を削減することができます。
〈WEB請求書の概要図〉
２．法律の観点
WEB請求書は法律上、紙の請求書と同じ効力を持つ
電子署名法第３条では以下のように定められています。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
これは分かりやすくいうと、「電子署名した電子文書と押印した紙文書は法律上同じものとして扱う」という意味です。よってWEB請求書であっても安心して利用することができます。
３．WEB請求書導入の３つのメリット
ここではWEB請求書導入のメリットについて解説します。
３．１．業務の効率化
WEB請求書に切り替えると業務ステップを削減することができます。従来の方法では、印刷・押印・封書・郵送に多くの手間と時間が掛かっていましたが、WEB請求書に切り替えることで大幅に業務を削減することができます。
〈従来の請求業務〉
〈WEB請求書〉
３．２．コスト削減
WEB請求書に切り替えることにより、「印刷コスト」「用紙コスト」「郵送コスト」「業務コスト」を削減することができます。大きい企業になるほど請求書の発行・郵送に掛かっていたコストの削減効果が高くなります。
３．３．請求書の保管・検索が容易になる
請求業務を行ったことがある人であれば、過去の請求書を見つけることに非常に苦労した事があるのではないでしょうか。WEB請求書を活用することにより、請求書の保管・検索が容易になります。
従来の方法では、取引先別に請求書のコピーをファイリングして保管していましたがこの業務がすべてなくなります。請求書はすべてWEB請求書システムの中で分類分けされ保管されます。検索も可能なため、たくさんのファイルから過去の請求書を探す手間もなくなります。
４．WEB請求書の主な機能
４．１．請求書作成機能
フォーマットを選択し、請求情報を入力して請求書を作成する機能です。会計システムや販売管理システムを導入していない企業はこの機能を使って請求書を作成します。また、多くのWEB請求書システムは請求書だけでなく見積書や納品書など各種帳票も作成可能となっています。
４．２．請求データ取込機能
会計システムや販売管理システムとデータ連携し、請求書を作成してくれる機能です。この機能があることで、請求データを2重入力しなくても請求書を作成することができます。
４．３．WEB配信機能
請求書など作成した帳票をWEBで配信する機能です。WEBで配信すると取引先に自動でメールが配信され、取引先はメールのリンクから請求書をダウンロードする仕組みのサービスが多いです。
４．４．請求書の郵送・FAX
取引先によっては、まだまだ郵送やFAXでしか請求書を受け付けないという企業が多いのが実情です。そのような企業に対応するために、登録した請求書を郵送・FAX代行までしてくれるサービスもあります。請求書の郵送も1件200円程度と使い勝手が良いサービスがほとんどです。
４．５．取引先登録機能
取引先の情報を「マスタ登録」する機能です。登録しておくことにより、配信先を選択するだけで請求書を配信することが可能になります。
４．６．ステータス管理
配信した請求書がダウンロード・閲覧されたのかステータスを確認する機能です。配信した請求書がダウンロード、または閲覧されると自動でステータスが変わります。請求書配信後にステータスが変わってなければ、電話フォローなどのアクションにつなげることができます。
４．７．検索・閲覧機能
過去の請求書を検索・閲覧する機能です。この機能を活用すれば、紙で請求書を保管する必要がなくなります。請求書の電子保存は、「電子帳簿保存法」という法律で有効な保存方法として定められています。詳しくは国税庁のHPをご参照下さい。
５．WEB請求書を導入する前に知っておくべき３つの注意点
５．１．自社と取引先にインターネット環境が必須
WEB請求書はその名のとおりWEB上で請求書をやり取りする仕組みです。そのため自社と取引先双方にインターネット環境が必須となります。取引先のオフィスなどはインターネットが備わっている企業がほとんどですが、飲食店や小売店などは店舗にインターネット環境やPCがない店舗も多いので注意が必要です。取引先にインターネット環境がない場合は、請求書を郵送できるサービスを利用すると良いでしょう。請求書の作成・保管を電子上で行うだけでも多くの業務削減効果があります。
５．２．WEB請求書を嫌がる取引先がまだまだ多い
WEB請求書はとても便利な仕組みですが、インターネットやシステムが苦手なため紙での請求書しか認めてくれない企業も多くあります。そのような企業には請求書の郵送サービスを利用すると良いでしょう。
また、「電子署名法」や「電子帳簿保存法」を知らないがために、WEB請求書は不正と考えている方も多くいます。そのような方には「電子署名法」や「電子帳簿保存法」をしっかり説明して理解を得ましょう。
５．３．取引先ごとに請求書の雛形が異なる
取引先ごとに請求書の雛形指定がある場合、WEB請求書では対応できない可能性があります。WEB請求書はとても便利なシステムですが、自由にフォーマットを変更できないサービスも多くあります。フォーマットのカスタマイズが可能なサービスを選ぶか取引先と請求書の雛形変更の交渉をしましょう。
６．WEB請求書サービスを選ぶ際の４つのポイント
６．１．サービスの安全性
WEB請求書はほとんどがクラウド型のサービスです。つまり自社の大切な請求書などの書類を外部に預けることになります。そのため、安全性が担保されたサービスを選択する必要があります。選定の際、以下に対応したサービスか必ず確認して下さい。
- 24時間365日監視体制のもとサービス運用されているか
- データは常時バックアップされているか
- 通信データは暗号化されセキュリティ担保されているか
６．２．販売管理システムや会計システムと連携可能か
販売管理システムや会計システムと連携可能であるかは業務の効率化に大きく影響します。連携可能であれば、ほぼ自動で請求書を作成可能となります。近年、クラウド型の会計システムと標準連携可能なサービスも多く出ていますのでどのようなサービスと連携可能かしっかり確認しましょう。
６．３．郵送やFAX業務を行うか
取引先によっては郵送やFAXのみでしか請求書を受取ってくれない企業もあります。そのような企業には郵送やFAXで請求書を送付する必要がありますが、WEB請求書サービスによっては郵送やFAXに対応していないサービスもあります。郵送やFAX業務も残るのであればしっかり対応しているサービスを選びましょう。
６．４．クラウド型とオンプレ型どちらを選ぶか
近年のWEB請求書サービスのトレンドはクラウド型ですが、クラウド型・オンプレミス型どちらが自社に適しているかは考え方次第です。カスタマイズ不要で、かつ機密データを外部サーバーに保管可能なのであればクラウド型を選んだ方がメリットは大きくなります。セキュリティの観点上クラウド型サービスの利用が不可となる企業であったり、自社要件に合せてカスタマイズしたりしたい企業はオンプレミス型を選択すると良いでしょう。
- クラウド型
メリット：初期コストを抑えて導入可能、
デメリット：カスタマイズ不可、機密データを外部サーバーに預けなければならない - オンプレミス型
メリット：カスタマイズ可能、機密データを社内サーバーに保管可能
デメリット：初期コストがクラウド型に比べて多く掛かる
７．おすすめのWEB請求書サービス５選
７．１．請求書の郵送もFAXも残したい企業におすすめのWEB請求書サービス
著名なWEB請求書サービスで郵送もFAXも代行してくれるサービスは「MISOCA」だけです。郵送もFAXも残しつつWEB請求書に切り替えたい企業は「MISOCA」一択と言ってよいでしょう。導入実績も100,000事業者以上あり安心して使うことができます。
MISOCA
月額0円で基本機能すべてを使えるWEB請求書サービスです。請求書の郵送またはFAXサービスを利用した時のみ課金されます。回収代行やMISOCAペイメント、各種クラウド型会計サービスとの連携など幅広くサービスをそろえています。
ポイント
- 月額費用：0円～
- サービスタイプ：クラウド型
- 導入実績：100,000事業者以上
- 向いている企業：中小企業
- 郵送・FAXサービス：あり（郵送：180円/通、FAX：60円/通）
- カスタマイズ：不可
- 主な連携システム：弥生会計、クラウド会計free、MFクラウド会計、A-SaaS
- 拡張サービス：Misocaペイメント、Misoca回収代行
７．２．カスタマイズしたい企業におすすめのWEB請求書サービス
現在主流のWEB請求書サービスはその多くがパブリッククラウド型のサービスでカスタマイズできない製品がほとんどです。そんな中「Make Leap」と「BtoBプラットフォーム請求書」はカスタマイズの相談に乗ってくれる数少ないサービスです。カスタマイズを視野に入れている企業はまずはこの２サービスに連絡をとりましょう。
BtoBプラットフォーム請求書
インフォマートが提供するWEB請求書で、中小企業から中堅企業、大企業まで幅広く導入実績があります。また、主な会計パッケージおよび販売管理パッケージとの連携実績を多数持っています。連携実績はWEB請求書では一番多いのではないでしょうか。
ポイント
- 月額費用：非公開
- サービスタイプ：クラウド型
- 導入実績：6万社以上（野村證券、ラウンドワン、王将など大企業の実績多数）
- 向いている企業：中小企業、中堅企業、大企業
- 郵送、FAXサービス：なし
- カスタマイズ：要相談
- 主な連携サービス：勘定奉行、弥生会計、GLOVIAシリーズ、オービック7、AS400など30パッケージ以上
Make Leap
月額0円から使い始めることができるWEB請求書サービスです。登録可能な取引先数や使える機能数によって月額費用が異なります。各種システムとのデータ連携のカスタマイズも別料金になりますが柔軟に構築することが可能です。小規模企業から大企業まで導入可能なサービスです。
ポイント
- 月額費用：0円～
- サービスタイプ：クラウド型
- 向いている企業：中小企業～中堅企業
- 郵送、FAXサービス：郵送のみ（郵送：199円/通）
- カスタマイズ：可（要相談）
- 主な連携サービス：Salesforce、SAP、Oracle ERP、Evernote
７．３．経理業務全体を効率化したい企業におすすめのWEB請求書サービス
WEB請求書単体のサービスは多いですが、経理業務全体の効率化を目的に展開されているサービスは多くありません。「MFクラウド請求」と「経理のミカタ」は経理業務に関連した多くの機能・別サービスを展開しています。WEB請求書の導入だけでなく経理業務全体を見直したいのであれば、まずはこの２サービスから選びましょう。
MFクラウド請求
「MFクラウド会計」で有名なマネーフォワードが提供するWEB請求書です。MFクラウド会計とも標準で連携可能です。マネーフォワードは他にも「確定申告」「給与」「マイナンバー」「経費」など関連サービスを多く取り揃えています。経理業務周りの業務改善を進めるのであればマネーフォワードを選ぶと良いでしょう。
ポイント
- 月額費用：0円～
- サービスタイプ：クラウド型
- 導入実績：100,000ユーザー以上
- 向いている企業：中小企業
- 郵送、FAXサービス：郵送のみ（郵送：170円/通～）
- カスタマイズ：不可
- 主な連携サービス：MFクラウド会計・確定申告
経理のミカタ
経理のミカタは請求書の作成～送付業務を効率化するだけでなく、「請求業務」全体を効率化するために作られたサービスです。そのため、WEB請求書の機能だけでなく、自動消し込み機能や売上・売り掛け管理機能なども持っています。請求書のテンプレートをカスタマイズ性も魅力です。
- 月額費用：20,000円～
- サービスタイプ：クラウド型
- 向いている企業：中小企業
- 郵送、FAXサービス：郵送のみ（料金非公開）
- カスタマイズ：不可
- 主な連携サービス：Salesforce、売上管理ウランバ、MFクラウド会計、A-SaaS
８．まとめ
この記事では近年話題のWEB請求書の概要を理解できるよう優しく解説してきました。請求業務はとても手間のかかる業務ですが、取引先ごとにフォーマットや送付方法が異なるためWEB化を諦めている企業が多くあります。
しかし、近年様々な業務のシステム化・WEB化が進みWEB請求書も普及が進んでいます。
この機会にWEB請求書で請求業務の効率化を検討してみて下さい。
