今やグループウェアは大企業だけでなく従業員数人の中小企業まで幅広く導入が進み、企業活動になくてはならない存在となりました。しかし一方で、「グループウェアはどんな企業も入れるもの」という認識から、よく検討せずにグループウェアを導入してしまい失敗につながるというケースも良く見られます。 そこでこの記事では、数多くのシステムを導入してきたプロの視点から、グループウェアを導入・活用する際に必須となる基礎知識についてどこよりも詳しく解説します。 製品タイプ別のメリットやデメリット、選定ポイントなどを知っているだけで失敗する確率を下げることができます。グループウェアを導入済みの企業もこれから導入する企業も、この記事を読んでグループウェアを最大限活用して下さい。 １．グループウェアとは グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化、業務の効率化するためのソフトウェアです。代表的な機能として「メール」「スケジュール」「文書管理」「掲示板」「ワークフロー」「設備予約」など様々な機能を持っています。 グループウェアは、自社でサーバーを構築して導入する「オンプレミス型」とインターネット環境さえあれば導入できる「クラウド型」の２つがあります。双方メリット・デメリットがあります。詳しくは後述します。 ２．グループウェア導入の３つのメリット ２．１．全社的な情報共有インフラを簡単に作れる グループウェアを導入することで全社的な社内情報の共有インフラを簡単に作ることができます。例えば、「掲示板」を使い社長メッセージなど様々な全社的な連絡事項を通達したり、各種マニュアルやFAQをグループウェアに配置し社員がいつでも見られるようにしたりすることができます。 また、近年はタイムライン機能を備えたグループウェアも増えたため、従来の掲示板による「経営層⇒社員」という情報の一方通行から「経営層⇔社員」という双方向のコミュニケーションも取れるようになりました。 ２．２．グループでの情報共有の効率化 グループウェアは、全社的な情報共有インフラにもなりますが、その名のとおりグループ内での情報共有ツールとしても強力に威力を発揮します。 例えば、グループで共有して使用・更新するファイルやスケジュールをグループウェアで共有したり、グループメンバーの進捗をグループウェアで管理したりすることにより無駄なコミュニケーションを削減し、情報共有を効率化することができます。 ２．３．事務などオフィス業務の効率化・削減 グループウェアの大きなメリットは情報共有だけではありません。ワークフロー機能による各種申請・承認業務の効率化、設備予約機能による設備予約、電話メモなどオフィスで発生する「意外に時間を取られてしまう業務」を効率化・削減することができます。 企業が競争に勝ち生き残っていくには、競争力を生み出す業務に集中できる環境を作らなければなりません。そのためには、何も生まない非生産的な業務を減らさなければなりません。グループウェアを活用することで事務などオフィス業務を効率化・削減することができます。 ３．グループウェア導入のデメリット グループウェアを導入することにより発生するデメリットはほとんどありません。あえて言うのであれば、ITコストが掛かることぐらいでしょう。グループウェアが使いづらいという声も良くありますが、これはグループウェアのデメリットではなく、自社に合ったグループウェアを導入できなかったという「グループウェアの導入失敗」です。グループウェアの導入を失敗しないためのポイントなどは後ほど詳しく解説します。 ４．グループウェアの代表的な機能 この章ではグループウェアの主な機能について解説します。近年のグループウェアは様々な機能を持っています。この章を読んで自社に必要な機能は何か整理してみて下さい。 メール メールの送受信を行うことができます。有料のグループウェアではメールアドレスの取得まで行える製品がほとんどです。 アドレス帳 社員や取引先など様々なアドレス情報を管理することができます。 参考：サイボウズOffice タイムライン タイムラインを活用し双方向のコミュニケーションをとることができます。 参考：Aipo メッセージ／チャット グループウェア上でチャットすることができます。 参考：desknets...
2016年6月8日0 Downloads⬇ Download