近年、企業でも無料で使えるグループウェアが数多く登場しています。しかし、「無料」といっても使える機能や容量など各サービスに特徴があり、事前に自社に最適なグループウェアをしっかり選定する必要があります。
そこでこの記事では、数多くのシステムを選定・導入してきたプロの視点から無料のグループウェアを徹底解説します。
無料で使えるグループウェアの中から、多くの企業から支持を得ているグループウェア5サービスに絞って、それぞれの製品の特徴や向いている企業、注意点などを解説します。
この記事の目的は、無料グループウェアを選定する際に必要な知識を素早く手に入れ、導入へのアクションを短くすることです。この記事を読んでコストを掛けず自社に最適なグループウェアを導入して下さい。
Contents
１．無料のグループウェアの４つの特徴
この章では、無料のグループウェアの特徴について解説します。「無料」と宣伝しているグループウェアは多くありますが、その多くが何かしらの制限がある製品がほとんどで、制限を外すと有料になります。まずは無料で使えるグループウェアの特徴について押えてましょう。
１．１．使える機能に制限がある
無料プランで使える機能に制限があるタイプです。例えば、無料で使い始めることができるグループウェアの「Aipo」はメッセージやタイムライン機能などは無料で使えますが、ワークフロー機能やファイル共有機能を使うには月額有料プランへの変更が必要になります。
また、2016年現在メールアドレスの取得含めて無料で利用できるグループウェアはありません。よって、企業がメールアドレスの取得も含めて無料でグループウェアを使うことは諦めて下さい。
参考：Aipo
１．２．利用人数に制限がある
一定人数までは無料で使えますが、一定人数以上は有料になるタイプです。例えば、無料で使い始めることができるグループウェアの「サイボウズLive」は300人までは無料で使えますが、301人以上で使うには有料プランに変える必要があります。
参考：サイボウズLive
１．３．共有フォルダに容量制限がある
無料で使えるフォルダ容量に制限があるタイプです。例えば、無料で使い始めることができるグループウェアの「iQube」は無料プランだと全員で使えるフォルダ容量が30MBしかなく、有料プランに切り替えると1GB/人まで使えるようになります。
１．４．お問合せサポートが使えない
無料で使えるグループウェアは基本的にお問合せサポートがありません。そのため、使い方が分からなかったり、障害が発生したりしたとしても自社で解決しなければなりません。ただし、「GROUP SESSION」など一部のサービスは有料でお問合せサポートができるものもあります。
このように、「無料」を大きくアピールして宣伝しているグループウェアは多くありますが、実はメールアドレスを持っている事が前提だったり、機能制限や容量制限があったりと制約が多くあります。ここまで読んで既に自社には合わないと判断された方は、有料のグループウェアの中から自社に最適なサービスを選びましょう。
２．無料のグループウェアを活用できる企業とは
無料のグループウェアは利用人数無制限であっても機能的に弱かったり、機能的に強くても使える容量が極端に低かったりと、有料のグループウェアと同等の無料グループウェアはないと言って良いでしょう。
いろいろ制限が多いですが、以下のポイントにすべて当てはまる企業は無料プランでも活用することができるでしょう。この章を読んで無料のグループウェアを自社で活用できるか判断して下さい。
２．１．既にメールアドレスを持っている企業
2016年現在無料のグループウェアでメールアドレスを取得できるサービスはありません。よって、既にメールアドレスを持っている企業か、メールをグループウェアで使わない（Google Appsなど別サービスを利用）企業は無料プランでも良いでしょう。
２．２．メーカーサポートが不要な企業
無料のグループウェアは基本的に問い合わせサポートがありません。マニュアルもほとんどないグループウェアも多くあります。そのため、ITリテラシーがあり自社で使い方を調べたり、全社員に使い方を教育したりできる企業に向いています。
２．３．IPアクセス制限が不要な企業
無料のグループウェアの多くは、IPアクセス制限ができません。そのため、自宅PCやネットカフェの社外PCからでもグループウェアを使うことができてしまいます。一見便利に見えますが、セキュリティの観点から言うと情報漏洩につながるリスクが高くなるため、メールや顧客情報・営業情報をグループウェアで管理したい企業にはまったく向きません。
３．無料のグループウェア徹底比較表 ～無料で使える範囲はここまで！～
無料のグループウェアの中から、以下のいずれかの条件を満たしているサービスの無料で使える範囲を比較表にまとめました。まずはそれぞれどのような特徴を持っているのか比較表で押えて下さい。比較結果（おすすめの無料グループウェア）は次の章で詳しく解説します。
〈無料グループウェアの選定条件〉
- 機能制限がない
- 容量制限がない
- 利用人数制限がない
- マルチデバイス対応している
- IPアクセス制限ができる
３．１．機能別比較表
３．２．サービスレベル別比較表
※1：全社で合計30MBまで
※2：無制限となっているものの、著しく容量を使っている企業は制限が掛かるとのこと。制限ラインは非公開です。
※3：他サイトで容量無制限と書かれている記事もあります、公式サイトに掲載されていないためこの記事では非公開としています。
※4：全社で合計1GBまで
４．おすすめの無料グループウェア
４．１．利用人数10名以下なら「iQube」一択
利用人数10名以下なら「iQube」一択と言って良いでしょう。マルチデバイス対応、IPアクセス制限可能、機能も十分なサービスとなっています。
おすすめポイント
- マルチデバイス対応
近年のグループウェアはマルチデバイス対応が求められています。外出先でもiQubeであればスマホやタブレットから使うことができます。 - IPアクセス制限が可能
無料のグループウェアでIPアクセス制限ができる唯一のサービスです。個人携帯や個人PCから閲覧させたい企業はこの機能を活用しましょう。 - 機能的に十分
他製品に比べて機能が多いわけではないですが、iQubeは「タスク管理」「スケジュール」「チャット」「掲示板」「ワークフロー」が無料で使うことができます。
注意点
- 利用人数が10名までしか使えない
10名以上は月額400円/人の有料プランに入る必要があります。 - 容量が低い
ファイル共有機能がありますが、全社で30MBしか容量がないためほぼ使えないでしょう。容量を増やすには月額400円/人の有料プランに入る必要があります。 - メール機能はない
iQubeは社外とやり取りするメール機能は持っていません。そのため、メールは他サービスを使う必要があります。
４．２．大人数で使うなら利用人数無制限、機能数最多の「GRIDY」
大人数で使うなら利用人数無制限、無料グループウェアで機能数最多の「GRIDY」を選択すると良いでしょう。
おすすめポイント
- 利用人数無制限
利用人数が無制限のため、人数が多い企業でも無料で利用することができます。 - 機能数最多
無料で使える機能が23種類と無料グループウェアの中では群を抜いて機能数が豊富です。多様なニーズがある企業も「GRIDY」を選択すると良いでしょう。
注意点
- マルチデバイス対応なし
近年のグループウェアはスマホやタブレットなどマルチデバイス対応が基本ですが、残念ながらGRIDYはまだマルチデバイス対応していません。マルチデバイス要件が高いのであれば他のサービスを選びましょう。 - IPアクセス制限なし
利用人数無制限ですが、IPアクセス制限はありません。人数が多い企業はその分情報漏洩リスクが高くなるため、セキュリティ対策は必須です。利用人数制限がないGRIDYですが、IPアクセス制限はないため顧客情報や営業情報の管理まで行いたい企業にはおすすめできません。 - 画面が古臭い
機能数が多いGRIDYですが、画面は近年のトレンドとなっているグループウェアに比べて古臭く洗練されていません。ビジュアルにもこだわる企業には向かないかもしれません。
４．３．タスク管理・スケジュール・情報共有のみで良いなら「サイボウズLive」
タスク管理・スケジュール・情報共有のみで良いなら「サイボウズLive」一択です。
おすすめポイント
- マルチデバイス対応
近年のトレンドであるマルチデバイスに対応したグループウェアです。 - 何と言ってもユーザービリティとビジュアルが高い
サイボウズLiveは有料のグループウェアのシェアおよび顧客満足度No.1である「サイボウズOffice10」を提供するサイボウズの製品であり、ユーザービリティやビジュアルがとても洗練されています。 - 「サイボウズ」という信頼の高い企業が提供
サイボウズは日本IT業界の中で非常に信頼の高い大企業です。他の無料グループウェアに比べて企業規模がまるで違います。製品選定の際に企業規模を気にする企業はサイボウズLiveを選ぶと良いでしょう。
注意点
- 無料で使える人数は300人まで
301人以上で使いたい場合は、有料プランに入る必要があります。 - IPアクセス制限がない
300名まで使えマルチデバイス対応しているサイボウズLiveですが、IPアクセス制限はありません。そのため、情報漏洩しては困る情報をサイボウズLiveで扱う企業にはおすすめできません。 - 容量が少ない
ファイル共有機能がありますが、全社で1GBまでという制限があります。ファイル容量を増やすのであれば有料プランに入る必要があります。
４．４．ファイル共有を活用したいなら容量無制限の「R-GROUP」
R-GROUPは容量を制限していない唯一の無料グループウェアです。（※著しく高い容量を使っている場合は制限が入る場合あり）そのため、多くのファイルをグループウェア上で共有したいのであればR-GROUPを選択しましょう。
おすすめポイント
- 容量無制限
容量無制限の唯一の無料グループウェアです。ただし、利用規約によると著しく容量を使った場合は制限が掛かるとのことです。制限ラインは公開されていませんので、使う際は問合せてから使いましょう。
〈利用規約〉
http://www.rrr.gp/ja/terms/
- 利用人数無制限
利用人数が無制限のため、人数が多い企業でも無料で利用することができます。 - マルチデバイス対応
近年のトレンドであるマルチデバイスに対応したグループウェアです。
注意点
- 機能数は他の無料グループウェアに比べて少ない
R-GROUPはiQubeやGRIDYに比べると機能数が少なくなっています。機能要件が多い企業には向かない可能性がありますので事前に機能一覧を確認しましょう。 - IPアクセス制御がない
R-GROUPにはIPアクセス制御がありません。そのため、社外PCなどからもグループウェア上の社内ファイルの閲覧とダウンロードが可能です。よって、顧客情報や営業情報ファイルまで共有したい企業には向きません。
５．まとめ
この記事では無料で使えるグループウェアの特徴や無料のグループウェアを活用できる企業、おすすめの無料グループウェアなどについて詳しく解説してきました。
この記事を全て読まれた方はお分かりかと思いますが、無料グループウェアは制限がとても多く活用できる企業はとても限られています。有料のグループウェアと同等サービスの無料グループウェアはないと言っても過言ではありません。
もし無料のグループウェアでも企業の要件を満たせるのであれば積極的に使ってみましょう。絶対失敗したくない企業は最初から有料のグループウェアの中から選びましょう。
