【徹底解説】SFAとは?絶対に押えておくべきSFAの全知識

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SFAって聞いたことあるけど結局どういうものなの?営業課題があるのだけれどSFAって役立つの?という方も多いではないでしょうか。「SFA」とは、一言でいうと営業支援ツールです。
使い方次第で、営業活動の効率化につなげることができますが、その特性や機能をよく理解しておかなければその価値を最大化させることはできません。

本記事では、プロの視点からどこよりも分かりやすく、そして詳しくSFAについて解説しています。この記事をよめばSFAが良く分からなかった人も自社の課題解決、目的達成にSFAが役立つか判断できるようになります。

1.SFAとは

SFAとは、営業チーム全体で営業のプロセスや進捗状況、ナレッジを共有・管理し営業活動全体を効率化するためのシステムです。1990年代にアメリカで注目され1990年代後半から日本に持ち込まれました。別名「営業支援システム」とも呼ばれています。近年では、顧客管理やマーケティング機能を備えた製品が主流になってきています。

〈SFAの概要図〉

SFA概要

 

営業活動の中には、顧客情報の管理、自社サービスや製品の提案資料の作成、顧客との商談など案件フェーズによって様々なタスクがあります。SFAを活用することで、営業が抱える案件のプロセスを効率化し、担当営業が本来割り当てるべき顧客との商談や提案資料の作成に時間を配分し、結果として案件の受注率を上げることができます。

2.SFAのメリット

会社という組織として活動する上では、情報の可視化はもはや必要不可欠です。
各営業担当の商談状況を可視化し共有することで、営業組織のマネージャーと各営業担当双方にメリットをもたらします。

2.1.営業部門のマネージャーとしてのメリット

SFAを導入せず個別にエクセルなどで案件情報を管理している場合、営業チームのマネージャーは各担当営業の動きをリアルタイムで確認できません。共有されたファイルが最新でなかったり、管理が煩雑になるため、各担当営業へのアドバイスのタイミングが遅れたり、人のアサインが必要になった場合に他のチームメンバーのタスク状況を考慮せずに無理なメンバーのアサインをしてしまう可能性があります。そこで活躍するのがSFAです。

 

SFAを導入し、情報の可視化することで以下のメリットがあります。

  • 各案件の進捗状況 が把握できる
    各案件状況を把握することで、チームのメンバー案件フェーズによって最適なアドバイスを送ることができます。
  • 案件の期限や、商談のスケジュールを把握できる
    複数の案件をチームで抱える場合、人員配置の最適化が求められます。新しい案件が発生した場合、今抱えている案件とのバランスとるための情報として案件期限や商談スケジュールが有効です。

2.2.各営業担当のメリット

こちらもSFAを導入していなかった場合は、情報が横展開されていないことにより他の営業メンバーの誰にどういうノウハウがあるかが不透明になります。
よって、案件の勝ちパターンの共有が難しくなり、メンバー間のパフォーマンスが個々の力量に完全に依存するため、受注率が安定しないということがあり得ます。

その他、スケジュールについてもSFAツールを導入していない場合、過去のスケジュールや活動記録を遡るのにも一苦労となりかねず、本来自分が集中するべきコアバリューのタスク以外の分部に時間をかけてしまう恐れがあります。

  • 商談フェーズごとに過去の提案ノウハウが学べる
    過去の成功事例を蓄積しておくことで、商談の勝ちパターンを分析し、次にとるべきアクションが分かります。
  • スケジュールやToDoの管理が容易になる
    複数案件抱えていた場合でも、商談のスケジュールを可視化するツールで管理することで、アポを効率よく管理します。また各案件のToDoを細かく管理することで、タスク忘れを防ぎ各案件に集中することができます。
  • 活動記録が簡潔に残せる
    上司への報告・連絡・相談の質を高めることができます。
    またこういった情報を蓄積することで、営業活動の中でのトライ&エラーがノウハウとなり、営業の質を確実に高めるものとなります。

3.SFAツールを導入する際に知っておくべきこと

SFAは計画的に導入し、使いこなせばすばらしいツールとなり得ます。
しかし、導入前のプロセスが重要であり、それを実施しないままSFAを導入してしまうと、折角導入したSFAが使われないまま運用コストだけが嵩む「負の遺産」となりかねません。

そこでSFAを導入する際に意識しておきたいのは、SFA導入は手段であって目的ではないということです。
SFA導入は「営業の業務を効率化する」ための施策であり、導入が目的になってはいけません。
そのために、SFA導入前に知っておくべきこととして以下で説明します。

3.1.営業現場の課題把握

SFA導入前のはじめのステップとして大事になってくるのは「営業現場の課題の把握」です。
ここは、営業の各マネージャーや現場のリーダーといった人物からヒアリングし、営業現場で感じている課題を整理しましょう。

課題の整理として注意したいのは、その課題が本当に起きている事象にフォーカスすることです。例えば、「案件情報が共有できていなくて受注率があがらない」というのは、その人の解釈が入った意見であり、事象ではありません。

なぜならば、実際はエクセルで十分な案件の情報共有はできているにも関わらず、営業のアプローチ手法が個々にばらつきがあるためかもしれず、事象にフォーカスできているとは言えません。

その場合は、数値や事実をベースとして今起きている事象にまで落とし込みましょう。この例であれば、「案件情報はエクセルで共有できている。しかし、提案資料を部内で共有していない。そのために、個々の提案にばらつきが出ている」といった今起きている事象をベースとして課題まで落とし込むことが重要です。

3.2.SFA導入が不要の場合もある

SFAの導入がいらない場合があり得ます。例えば営業部全体で5名という小規模の企業で、それぞれの営業担当がエクセルで案件管理をしていて情報の共有がうまくいっていないという課題があるとします。

その場合に理想として「ファイルの置き場を一元化し、だれがどこにいても情報がシェアできる状態にする」と設定した場合、もしかするとSFAといった大体的なものではなくクラウド型ファイルストレージサービスを導入し、ファイルの共有だけで済むかもしれません。

3.3.SFAツールを導入した場合の理想を設定する

多業種のお客様を抱え、営業部全体で30名が所属する企業で、業種別の予算感、案件期間といった特性をあぶりだし、来期の注力すべき業種を絞れる状態にしたいという理想があるとします。
この場合、人数規模的にもSFAで情報を細かく管理したほうが理想の実現のためには効率的と言えるでしょう。

こういった理想、つまりはどうなれば営業活動が効率化したと言えるのか?というゴールがなければ、そもそもSFAが必要なのか?を明確にすることができません。

また、もし仮に導入に至った場合、導入後に利用者や管理者のSFAを利用するモチベーションは下がり、やがて使われなくなるといった事態になりかねません。
このようにSFAを導入する前に現状を把握し、理想を設定することがSFAの価値を高めて営業活動に大きく貢献させることができると言えます。

4.SFAの主な機能

SFAの機能は多岐にわたりますが、その中でも代表的なものとして「顧客管理」「案件管理」「日報」「スケジュール」といったものがあります。近年では、これらの営業支援機能に加えて、顧客支援機能やマーケティング支援機能を備えた製品が主流になってきています。ここでは、営業支援機能について詳しく解説します。

SFAの機能

4.1.顧客管理

顧客情報は、営業活動において大元となるデータです。
管理する情報として、以下が挙げられます。

  • 企業情報(会社名、郵便番号、電話番号、住所)
  • 担当者情報(会社名、氏名、部署、メールアドレス、電話番号)

4.2.案件管理

実際に顧客と出会い案件化した場合にSFAツールに登録します。案件情報で管理すべきものとしては以下が挙げられます。

  • 先方の案件担当者
  • 見込み時期
  • 案件確度
  • 案件進捗度(案件ステータス)
  • 見込額

4.3.日報

主に、営業担当の活動内容をSFAツールに登録します。商談をベースとした以下の項目を管理します。

  • 商談日
  • 顧客名
  • 担当者
  • 案件情報
  • 顧客情報

4.4.スケジュール

案件進捗を効率化させるためになくてはならないスケジュール機能です。
「月」「週」「日」と表示を変えてスケジュールを管理できるインターフェースを持つものが一般的です。また、スケジュールと案件管理や日報を紐づけて可視化することによって、いつだれがどんな案件でどう活動したのかが一目で確認できるようになります。

5.SFAの費用

導入に向けてきになる費用感ですが、オンプレミス型のツールとクラウド型のツールで費用感は異なります。

5.1.オンプレミス型

自社に十分なインフラリソースがあり、人的リソースに余裕もある場合オンプレミス型のツールが適しているといえます。ユーザー規模によりことなりますが、オンプレミス型ツールの大体の費用感は以下です。

  • 初期費用:数十万円~数百万円/年
  • 保守費用:自社で完結する場合人的コストのみ 又は保守費 数万円~数十万円

製品にバージョンアップが必要な場合、そのコストもかかることを考慮しておきましょう。
自社のリソース上に構築するため、製品乗換などの際にほぼノーコストでデータを取得できる点や、長期的に見るとクラウドとほぼ同等かそれ以下のコストで利用できるというのもオンプレミス型ツールの魅力です。

5.2.クラウド型

今海外製の製品をはじめとして多くのツールがクラウドサービスとして提供されています。その魅力はなんといっても、メンテナンスコストが必要でない点です。
クラウド型ツールの費用感は以下です。

  • 初期費用:ほぼ無料
  • 保守費用:数百円~数万円 × ユーザー数

バージョンアップコストもかからず、サーバーレスで快適なクラウド型SFAの導入は確かに魅力的です。ただし、将来的にサービスを移行する際の手間や、どこからでも利用できるので社内セキュリティポリシーの徹底が求められる点に注意しましょう。

6.SFAの活用例

本章では、具体的にどんな営業現場での活用例があるのかを紹介します。

営業支援システム

6.1.ルート営業活用例

ルート営業とは、既に取引のある会社を訪問する中で新たな要望を聞き出し、売り上げにつなげていく日本では一般的な営業スタイルのことを指します。
ルート営業にとって大切なのは、顧客との「信頼」です。その「信頼」を築いていくには、定期的に顧客とコンタクトを取りニーズに敏感になる必要があります。ルート営業の代表的な活用例としては下記が挙げられます。

  • 顧客情報、商談履歴の一元管理
    顧客との信頼を強化していくためには、担当者が変わってもパフォーマンスや情報レベルをおとさない心がけが大切です。売り上げデータなど数値化できるもの以外でも、顧客担当者の性質など細かな情報を共有することで、顧客の信頼を強化していくことができます。
  • 顧客企業の最適な訪問ルートの検出
    複数の顧客を担当する場合、一日に複数の顧客企業を訪問したい場合があります。最短ルートで訪問することで、時間に余裕ができ、提案資料の改善などの時間を作りだすことが可能です。
  • 訪問日から一定期間経った顧客企業情報のリマインド
    将来的に確度が高まりそうな顧客がある場合、リマインド機能によって最適な時期に顧客企業への営業提案をすることができます。

6.2.代理店営業活用例

代理店営業とは、販売代理店となるパートナー企業(又は個人)を探し、交渉・契約を行う営業を指します。
契約を結んだパートナー企業に対しては、自社製品やサービスの販売活動の支援を行います。パートナー企業のモチベーションが売り上げに直結するため、いかに適切なフォローができるかが大切になってきます。
代理店営業の代表的な活用例としては下記が挙げられます。

代理店向け自社製品の提案ノウハウの共有
  • 製品別の販売計画
    代理店向けに製品別の販売計画などを登録します。
  • 活動・訪問
    代理店の営業担当者は計画に沿って営業活動し、活動履歴や商談の内容を登録します。
  • アドバイス
    代理店の営業担当者の活動履歴や商談の内容を参照し、SFAを通してアドバイスします。
  • 予実管理
    販売計画と実績を参照し、状況に応じてリアルタイムに次のアクションにつなげます。

このようにSFAを活用することにより、代理店にスムーズな営業支援を行うことも可能となります。

7.まとめ

本記事では、初心者でも理解できるようSFAの概要から導入メリット、活用例などを優しく解説してきました。SFAとはどんなものかの全体像を理解することができたのではないでしょうか。
繰り返しにはなりますが、SFAは単なるツールであり営業活動のアウトプットを最大化させるための手段でしかありません。

導入までのステップをおざなりにせず、しっかりと取り組むことでSFAの価値を更に高めることができます。まずは自社の課題や、SFAをどのように活用すべきか整理した上で次の製品選定のステップに進みましょう。

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