この記事にたどり着いた方は、「読まれる・伝わるマニュアル」を作成したい方ではないでしょうか。マニュアルは、以前はワードやパワーポイントで作成されるケースがほとんどでしたが、近年では「読まれる・伝わるマニュアル」を簡単に作成・共有できるマニュアル作成ソフトが広まっています。
マニュアル作成ソフトを活用すると、マニュアル作成の工数削減ができ、かつ品質の高いマニュアルを作成することができます。もはやパワーポイントやワードでマニュアルを作る時代ではありません。
この記事では、近年注目を集めているマニュアル作成ソフトについてどこよりも詳しく解説します。この記事を参考にマニュアル作成ソフトの導入を進めて下さい。
Contents
１．マニュアル作成の品質とスピードを圧倒的に上げる方法
マニュアル作成の品質と作成スピードを圧倒的にあげる方法はシンプルです。
「マニュアル作成ソフト」を使うことです。マニュアル作成ソフトは、高品質なマニュアルを短時間で作ることを目的に作られたソフトです。活用しない手はありません。
星野リゾートやASUKULなど、業務品質にこだわっている企業はみなマニュアル作成ソフトを使っています。もはや、パワーポイントやワードでマニュアルを作る時代ではありません。クラウド型のマニュアル作成ソフトもあり、費用を抑えて活用することができます。
次の章からはマニュアル作成ソフトについて詳しく解説していきます。
２．マニュアル作成ソフトとは
マニュアル作成ソフトとは、その名のとおりマニュアル作成の効率化や品質の高いマニュアル作成をサポートするソフトの事です。マニュアルは、業務品質を高めたり社員教育したりするための重要なツールです。いかに「読まれる・伝わるマニュアル」を作成するかが成功の鍵です。
マニュアル作成ソフトを活用することで、マニュアル作成初心者でも簡単に「読まれる・伝わるマニュアル」を作成することができます。
- パワーポイントのようなスライド形式のマニュアル
- 動画マニュアル
- eラーニング形式のマニュアル
など様々なタイプのマニュアルを作成できるようになっています。
３．マニュアル作成ソフトを活用する３つのメリット
ここではマニュアル作成ソフトを活用するメリットについて解説します。
３．１．品質の高いマニュアルを作成することができる
マニュアル作成ソフトの多くは、マニュアル作成ステップやテンプレートがあらかじめ用意されており、作成ステップとテンプレートに沿って画像を埋めこんだり説明文を入力するだけで簡単に品質の高いマニュアルを作成したりできるようになっています。
また、画像だけでなく動画の埋めこみや、音声の埋めこみ、オートシェイプ（図形）の配置などできるソフトがほとんどです。以前は「紙」のマニュアルが主流でしたが、紙だとどうしても微妙なニュアンスなど伝わりづらくなってしまいます。動画を活用することで、より伝わる品質の高いマニュアルを作成することも可能となりました。
３．２．コスト削減
マニュアル作成ソフトはあらかじめ作成ステップやマニュアルテンプレートが用意されているため、1からワードやパワーポイントでマニュアルを作るより大幅に作成コストを削減することができます。どのソフトも使いやすい仕組みになっているため、ワードやパワーポイントが苦手な人でも活用することができます。
３．３．複数拠点で瞬時に共有できる
マニュアル作成ソフトの「共有」機能も大きなメリットの１つです。飲食業やサービス業など多店舗展開するビジネスでは、いかに全店舗のサービスレベルを統一するか、いかに全店舗のスタッフの教育を行うかが課題となります。
マニュアル作成ソフトは、マニュアルを作成するだけでなくWEBを通して複数拠点に展開する機能を持っているソフトがほとんどです。マニュアル作成ソフトを活用することで、複数拠点への展開を効率的に行うことができます。
４．マニュアル作成ソフトの３つの機能
ここではマニュアル作成ソフトに備わる３つの主な機能について解説します。
４．１．マニュアル作成機能
マニュアル作成ソフトに組み込まれているテンプレートや作成ステップに沿って、誰でも簡単に品質の高いマニュアルを作成することができる機能です。主に以下の機能を持っています。
- 文字の装飾
- 写真、動画の埋めこみ
- 音声の埋めこみ
- オートシェイプ（図形）の埋めこみ
- 画面キャプチャ
- 画像編集
- パワーポイントやPDFなど外部ファイルの取込み
４．２．ファイル出力機能
マニュアル作成ソフトで作成したマニュアルをワードやパワーポイント、PDFなどの形式で出力することもできます。この機能を活用すれば、従来通り紙で配布することも可能です。
４．３．マニュアル公開機能
作成したマニュアルをWEBを通して社内に公開する機能です。近年多くソフトがPC、タブレット、スマホのマルチデバイスに対応しています。カテゴリ別にマニュアルをまとめることも可能なため、マニュアルの保管にも適しています。また、ソフトによっては閲覧範囲を設定したり、閲覧数を自動でカウントしたりする機能をもっているものもあります。
５．マニュアル作成ソフトの製品タイプ
製品タイプはクラウド型とオンプレミス型（インストール型）があり、それぞれ以下の特徴を持っています。
クラウド型、オンプレミス型ともに数千円から数万円と低価格で使用することができます。
５．１．クラウド型
- 費用：月額数千円～
サービスによっては初期費用が必要 - 特徴：機能追加が早い。動画の高度な編集は弱い。WEB（社内）公開機能を持っている。
公開機能はeラーニングシステム（LMS）に比べると弱い
５．２．オンプレミス型（インストール型）
- 費用：3万円程度～
ソフトの購入費用のみで月額費用は掛からない。 - 特徴：製品によっては動画の高度な編集など編集に強い製品もある。
WEB（社内）公開機能を持っていない。WEB（社内）公開する場合、eラーニングシステム（LMS）や動画配信サービスの利用必要。
６．マニュアル作成ソフトの選び方
６．１．使い勝手から選ぶならクラウド型
近年のマニュアル作成ソフトのトレンドは「クラウド型」です。使用期間が長くなると費用的にはオンプレミス型より割高になりますが、その分WEB（社内）公開機能もありマニュアルの保管・公開業務を効率化することができます。機能追加も早いためクラウド型を選択すると良いでしょう。
６．２．高度な編集を行いたい企業にはオンプレミス型
マニュアルの保管・公開は「紙」で行いたいという方や、動画の高度な編集を行いたい方、eラーニングを持っていて公開はeラーニングで行いたいという方はオンプレミス型（インストール型）を選ぶと良いでしょう。
７．おすすめのマニュアル作成ソフト
７．１．操作性重視の企業におすすめのマニュアル作成ソフト
とにかく簡単にマニュアル作成したい企業には「Teachme Biz」一択といって良いでしょう！
Teach me Bizはサービス提供されてから2年程度と新しいサービスですが、その使い勝手の良さからなんと既に900社以上に導入されており、近年のマニュアル作成ソフトでは一番の知名度を誇ります。マニュアル作成ソフトの導入を検討されている企業は、まずはTeachme Bizを使ってみて下さい。
Teachme Biz
月額5,000円から利用することができるクラウド型のマニュアル作成・公開サービスです。飲食店やホテルなど９00社以上の導入実績があり、星野リゾートやASKUL、三菱東京UFJ銀行など有名企業でも利用されています。
WEB（社内）公開機能もついており、このサービスだけでマニュアル作成も公開も行えてしまう画期的なサービスです。
- 月額費用：5,000円～
- 初期費用：0円～（プランによっては初期費用が発生）
- サービスタイプ：クラウド型
- 導入実績：1,200社以上
- 機能：マニュアル作成機能、ファイル出力機能、WEB（社内）公開機能など
７．２．高機能重視の企業におすすめのマニュアル作成ソフト
高機能なマニュアル作成ソフトといえば「TEんDO」です。高機能な製品ではNo.1の知名度と導入実績を持っている製品です。導入実績も多く安心して使うことができます。TEんDOほどの機能はいらないし、もうちょっと月額費用を抑えたい…という企業の方は「STORM Maker」とEZLectureから選びましょう。
TEんDO
古くからマニュアル作成ソフトを提供している株式会社TENDAが提供するマニュアル作成ソフトです。導入実績は2,200社以上あり多くの企業で利用されています。他のサービスに比べ「高機能」なサービスです。高機能な分月額費用は高くなっています。
- 月額費用：68,000円～
- 初期費用：要問合せ
- サービスタイプ：クラウド型／オンプレミス型
- 導入実績：2,200社以上
- 機能：マニュアル作成機能、ファイル出力機能
同社が提供するeラーニングシステム「GAKTEん」と連携可能することでWEB（社内）共有も可能です。
STORM Maker
ロゴスウェア株式会社が提供するサービスで「スライド+動画」「スライド+音声」「スライドのみ」という３つのマニュアルを作成することができます。TEんDOと同じく高機能な製品です。また、マルチデバイス対応しているため、様々なデバイスで利用することができます。
- 月額費用：12,000円～
- サービスタイプ：オンプレミス型（インストール型）
※オンライン認証が必要なため、ネット環境が必要になります。 - 導入実績：非公開
- 機能：マニュアル作成機能、ファイル出力機能（動画） 、公開機能（同社の別サービスの利用）
BPR+
業務フローやフローチャートの作成に特化したマニュアル作成ソフトです。BPR+を使うと簡単にコンサルタントが作成したような業務マニュアルを作成することができます。フローだけでなく、課題管理表や業務記述表などのドキュメントを作成することもできます。2,000社以上の導入実績があり信頼の高い製品です。ソフトの販売だけでなく、業務可視化のサポートまで行っています。
- 月額費用：非公開（メーカーへお問合せ下さい）
- 初期費用：非公開（メーカーへお問合せ下さい）
- サービスタイプ：オンプレミス型（インストール型）
- 導入実績：2,000社以上（内上場企業800社以上）
- 機能：マニュアル作成、ファイル出力機能、マニュアル共有（iGrafix Platformと要連携）
８．まとめ
この記事ではマニュアル作成ソフトについて詳しく解説してきました。マニュアル作成は非常に手間の掛かる業務です。一方で、マニュアルの品質によって業務の品質に差が出る重要な業務でもあります。
近年普及が進んでいるマニュアル作成ソフトを活用することで、誰でも簡単に品質の高いマニュアルを作成することができます。この機会にマニュアル作成ソフトの導入を検討しましょう。
